Im Folgenden können Sie sich einen ausführlichen Überblick darüber verschaffen, welche Daten über Ihre Person wir erheben und was wir damit machen. Wir informieren Sie auch über Ihre Datenschutzrechte und zeigen auf, an wen Sie sich mit Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden können.
Bei Fragen zu dieser Datenschutzinformation, der Verarbeitung Ihrer Daten, Ihren Rechten oder anderen Anliegen im Bereich des Datenschutzes hilft Ihnen unser Datenschutzbeauftragter gerne weiter.
Diese Datenschutzinformation richtet sich an die Mitarbeiter unserer Kunden oder an den Kunden selber, falls es sich bei ihm um eine natürliche Person handelt.
Personenbezogene Daten
Folgend wird viel von personenbezogenen Daten gesprochen, doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff?
Der Begriff der personenbezogenen Daten wird in Art. 4 Nr. 1 DS-GVO wie folgt legal definiert:
„personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind“
Verarbeitung
Unter dem Begriff der Verarbeitung versteht Art. 4 Nr. 2 DS-GVO:
„Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.“
Verarbeitete Daten, Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
In diesem Abschnitt werden die Fälle innerhalb der Geschäftsbeziehung behandelt, in denen personenbezogene Daten verwendet werden, die Zwecke der Verarbeitung und die dazugehörigen Rechtsgrundlagen beschrieben. Des Weiteren erläutern wir die Datenquelle („Herkunft der Daten“), sofern wir die Daten nicht direkt von Ihnen erlangt haben.
1. Kundenanlage
Zwecke
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, um Ihre Kundendaten in unserem Kundenstamm anzulegen. Ferner verwenden wir die zwecks Kundenanlage von Ihnen angegebenen Daten für eine Bonitätsprüfung, da jede Geschäftsbeziehung für unser Unternehmen im Fall von Zahlungsausfällen ein Risiko darstellen kann. Schließlich verarbeiten wir Ihre Daten zur Umsetzung der geforderten Prüfung gemäß der einschlägigen EU-Verordnungen, insbesondere 2580/2001, 881/2002 und 753/2011.
Rechtsgrundlage
- Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck Kundenanlage und Bonitätsprüfung ist die Vertragsanbahnung- bzw. erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO), sofern Sie der direkte Vertragspartner sind; andernfalls erfolgt die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Anbahnung bzw. Erfüllung des Vertrags mit Ihrem Arbeitgeber oder Auftraggeber (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
- Die Umsetzung der Prüfung gemäß der einschlägigen EU-Verordnungen, insbesondere 2580/2001, 881/2002 und 753/2011, erfolgt zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i. V. m. eben diesen EU-Verordnungen).
Herkunft der Daten
- Sofern Sie uns Ihre Daten nicht selbst im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit Ihrem Arbeitgeber oder Auftraggeber gegeben haben, haben wir sie von diesem erhalten.
- Um darüber entscheiden zu können, ob wir Sie als Kunden führen werden, prüfen wir Ihre Bonität bzw. die Bonität Ihres Unternehmens. Dazu erhalten wir von Auskunfteien Informationen über die Bonität und den Bonitätsscore. Im Einzelfall werden auch Informationen aus dem Handelsregister, dem Bundesanzeiger oder der Presse ausgewertet.
- Zur Umsetzung der gesetzlichen Pflichten, die sich aus den EU-Verordnungen 2580/2001, 881/2002 und 753/2011 ergeben, setzen wir Dienstleister für die entsprechenden Überprüfungen ein, von denen wir die Ergebnisse der erfolgten Prüfungen erhalten.
2. Kommunikation
Zwecke
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen der Geschäftsbeziehung zur Kommunikation mit Ihnen inkl. der Beantwortung Ihrer Anliegen und des Beschwerdemanagements. Außerdem verarbeiten wir Ihre Daten, damit Sie das von uns zur Verfügung gestellte Helpdesk oder Online-Backoffice verwenden können.
Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zu den oben genannten Zwecken ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO), sofern Sie der direkte Vertragspartner sind; andernfalls erfolgt die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Anbahnung bzw. Erfüllung des Vertrags mit Ihrem Arbeitgeber oder Auftraggeber (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
3. Auftragsdurchführung, Rechnungsstellung und Forderungsmanagement
Zwecke
Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehung zum Zweck der Auftragsdurchführung, Rechnungsstellung und Verfolgung von Forderungen.
Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zu den oben genannten Zwecken ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO), sofern Sie der direkte Vertragspartner sind; andernfalls erfolgt die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Anbahnung bzw. Erfüllung des Vertrags mit Ihrem Arbeitgeber oder Auftraggeber (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
4. Kundenbefragungen
Zwecke
Wir führen Kundenbefragungen durch, die zum Ziel haben, das Verbesserungspotential unseres Unternehmens und Unterstützungspotenzial gegenüber unseren Kunden zu erkennen.
Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten dabei Ihre Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens an der Bedarfsanalyse und der Erkennung des Unterstützungspotenzials für unsere Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
5. Kundenbetreuung und werbliche Ansprache
Zwecke
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Werbung für eigene Produkte und Dienstleistungen. Um Sie über die Inhalte informieren zu können, welche auch Ihren Interessen entsprechen, legen wir ein Kundenprofil über Sie an. Die werbliche Ansprache erfolgt postalisch, per E-Mail oder telefonisch.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung Ihrer Daten zur Profilerstellung und für den Postversand erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Bewerbung unserer Angebote und Services (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Die werbliche Ansprache über unsere Produkte und Dienstleistungen per Telefon und E-Mail erfolgt auf Grundlage der von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO). Liegt eine Einwilligung nicht vor, stützen wir die werbliche Ansprache per E-Mail auf eine gesetzliche Erlaubnis (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. § 7 Abs. 3 UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb)); die telefonische Ansprache jedoch auf Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG, sofern Sie ein (potentieller) Geschäftskunde sind.
6. Vertriebssteuerung
Zwecke
Um unseren Vertrieb steuern, optimieren und planen zu können, messen wir die Vertriebsleistung und diverse Kennzahlen. Für die Erstellung dieser statistischen Daten werden auch Kundendaten verarbeitet.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Vertriebssteuerung erfolgt zur Wahrung an unserem berechtigten Interesse an einer effektiven Vertriebssteuerung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
Übersicht der verarbeiteten Daten
| Daten | I. Kundenanlage | II. Kommunikation | III. Auftragsdurchführung,
Rechnungsstellung und
Forderungsmanagement | IV. Kundenbefragungen | V. Kundenbetreuung | VI. Vertriebssteuerung |
| Vorname | X | X | X | X | X | |
| Nachname | X | X | X | X | X | |
| Anrede | X | X | X | X | X | |
| Anschrift | X | X | X | X | X | |
| Firma | X | X | X | X | X | |
| Position | | | | | | |
| E-Mail-Adresse | X | X | X | X | X | |
| Telefonnummer | X | X | X | | X | |
| Fax-Nummer | X | X | X | | X | |
| Mobilnummer | X | X | X | | X | |
| Nachricht oder weitere Angaben | X | X | X | X | | |
| Rechnungsanschrift | X | | X | | | |
| Auftragsdatum | | | X | | | |
| Auftragsnummer | | | X | | | |
| Angaben auf der Rechnung | | | X | | | |
| Zahlungseingänge | | | X | | | |
| Von den AGBs abweichende Nutzung (Nutzerdaten, Art der Nutzung, etc.) | X | | X | | | |
| Umsatzsteuer ID | X | | X | | | |
| Gewerbeanmeldung oder Gewerbeschein | X | | | | | |
| Vertragskonditionen | X | | | | | |
| Datum und Uhrzeit der Meldung | | X | | | | |
| Vertragslaufzeit | X | | X | | | X |
| Termine | | | | | X | X |
| Status | | | X | | | X |
| Geplante Aktivitäten | | | | | X | X |
| Priorität | | | X | | X | X |
| Benutzername/Login | | X | | | | |
| Berechtigungen | | X | | | | |
| Zeitstempel (Login/Nutzeraktivität) | | X | | | | |
| Letzte Bearbeitung, letzter Bearbeiter | | X | | | | |
Hinweisgeberschutzgesetz
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Erfüllung unserer Pflichten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Demnach sind wir dazu verpflichtet, Meldungen von (vermuteten) Gesetzesverstößen entgegenzunehmen und zu prüfen. Im Rahmen der Aufklärung der gemeldeten Fälle können meldende oder genannte Personen von uns befragt werden. Informationen und Aussagen können an andere betroffene Stellen oder Behörden weiteregegeben oder gerichtlich verwendet werden. Ob eine Weitergabe erforderlich und gesetzlich erlaubt ist, wird in jedem Einzelfall gesondert geprüft.
Wir erhalten die Meldung vom jeweiligen Hinweisgeber. Ggf. wird die Meldung durch die entgegennehmende Meldestelle ergänzt.
Die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Aufklärung eines gemeldeten Falls erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, Verstöße gegen Rechtsvorschriften oder interne Vorschriften aufzuklären.
Sonstige Verarbeitungszwecke
Zusätzlich zu den bis hierhin beschriebenen Zwecken werden die oben genannten personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken zur Wahrung unserer berechtigten Interessen im Rahmen von Interessensabwägungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) verarbeitet. Die Interessen werden im Folgenden benannt:
- Da es in unserem Interesse liegt, die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten, führen wir regelmäßig Sicherheits- und Wirksamkeitstests durch, in deren Rahmen Ihre oben genannten Daten verarbeitet werden können.
- Sollte es in unserem Unternehmen zu einem Sicherheitsvorfall kommen, bei dem Ihre Daten betroffen sind, sind wir ggf. dazu verpflichtet, den Fall an die für uns zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu melden (Art. 33 DS-GVO). Da es unser berechtigtes Interesse ist, dieser gesetzlichen Meldepflicht schnellstmöglich nachzukommen, kann es vorkommen, dass im Rahmen der Aufklärung des entsprechenden Sicherheitsvorfalls Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden. Die Meldungen dieser Sicherheitsvorfälle an Datenschutz-Aufsichtsbehörden beinhalten keine Ihrer personenbezogenen Daten.
- Wir führen Audits, interne Revisionen und andere Kontrollmaßnahmen durch (bspw. Überwachung durch den Datenschutzbeauftragten), da es unser berechtigtes Interesse ist, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, Transparenz über unsere Geschäftsprozesse zu schaffen, diese Prozesse stets zu optimieren und geschäftsschädigenden Handlungen vorzubeugen sowie diese zu erkennen. Dabei kann es vorkommen, dass Dokumente oder Dateien verarbeitet werden, die Ihre personenbezogenen Daten enthalten.
- Wir führen interne und externe Audits zum Erwerb und zur Aufrechterhaltung von Zertifizierungen sowie zur Erfüllung von Kundenanforderungen und Qualitätsstandards durch. Weiterhin führen unsere Kunden oder Mittelgeber eigene Audits durch. Auch dabei können Dokumente und Dateien mit personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
- Wir verarbeiten Ihre Daten zu Zwecken der Steuerung unseres Unternehmens, für die Identifikation und Verfolgung finanzieller Risiken, zur Bündelung vertrieblicher Aktivitäten und zur Erfüllung (vertraglicher) Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden. Dazu werden die verarbeiteten Daten zu Reports ausgewertet. Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Unternehmens- und Vertriebssteuerung sowie der Erfüllung unserer Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden.
- Um unseren steuerrechtlichen Pflichten nachzukommen, setzen wir Steuerberater ein. Außerdem setzen wir Wirtschaftsprüfer ein, um unserer handelsrechtlichen Pflicht der Prüfung des Jahresabschlusses gemäß § 316 Abs. 1 HGB nachkommen zu können. Ferner liegt es in unserem Interesse mit Betriebsprüfern der Finanzbehörden zu kooperieren und die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und den Jahresabschluss nachzuweisen. Dabei betrachtete Dokumente wie Belege und Rechnungen können Ihre personenbezogenen Daten enthalten.
- Da es in unserem Interesse liegt, rechtliche Auseinandersetzungen zu lösen, verarbeiten wir in einem solchen Fall zweckgebunden Ihre Daten. Es liegt außerdem in unserem Interesse, im Fall von Rechtsstreitigkeiten solange Beweismittel aufzubewahren, bis alle relevanten gesetzlichen Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB abgelaufen sind. Zu dem Zweck bewahren wir die entsprechenden Daten über Ihre Person gemäß diesen Verjährungsfristen auf. Die Löschfristen können pauschal nicht vorausgesagt werden, da sie sich aus dem jeweiligen Streitgegenstand und der entsprechenden gesetzlichen Verjährungsfrist ergeben, welche bis zu 30 Jahre betragen können. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre.
- Darüber hinaus liegt es in unserem Interesse, Verdachtsfällen nachzugehen und bei einem konkreten Strafverdacht relevante Informationen an Strafverfolgungsbehörden zu übergeben.
- Fehler können jedem passieren und in jedem betrieblichen Prozess vorkommen. Damit wir diese Prozesse optimieren und unsere Fehlerquote senken können, verarbeiten wir die in unserem Unternehmen vorhandenen Daten, um Fehlerquellen zu identifizieren. Diese Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung unserer Prozesse.
- Wir verarbeiten ihre Daten zum Testen von IT-Systemen und Software-Produkten sowie zur Durchführung von Migrationen. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unseres berechtigten Interesses an der Überprüfung der Korrektheit neuer Produkte bzw. der Korrektheit und Vollständigkeit von Migrationen.
Löschfristen (bzw. Speicherdauer)
Ist ein Vertrag zustande gekommen, werden abrechnungsrelevante Daten gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuches (HGB) nach 10 Jahren gelöscht. Die Frist beginnt mit dem Jahresabschluss des Kalenderjahres, dem die jeweilige Buchung zuzuordnen ist.
Im Übrigen werden Ihre Daten 24 Monate nach Beendigung des Vertrags gelöscht. Die Frist beginnt dann am Ende des Kalenderjahres, in dem der Vertrag endete, also bspw. am 31.12.2022, wenn der Vertrag am 27.07.2022 endete.
Wenn kein Vertrag zustande kam, werden Ihre Daten 12 Monate nach der Vertragsabsage gelöscht.
Von Meldungen nach dem HinSchG und deren Aufklärung abgeleitete Maßnahmen enthalten keinen Personenbezug, weshalb sie keiner Löschfrist unterliegen. Die Dokumentation einer Meldung wird 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens bei der Meldestelle gelöscht. Im Übrigen wird die Löschung Ihrer Daten ausgesetzt, wenn sie zur Geltendmachung, Verteidigung und Ausübung von Rechtsansprüchen oder im Rahmen eines behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens benötigt werden.
Für die Wahrung unserer Rechtspositionen und den damit verbundenen Erhalt von Beweismitteln kann eine Aufbewahrung bis zum Ablauf von Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB erforderlich sein, die darin enthaltenen Aufbewahrungsfristen können bis zu dreißig Jahre betragen. Die regelmäßige Verjährungsfrist liegt bei drei Jahren.
Welche Stellen erhalten Ihre Daten?
Die folgende Liste stellt dar, welche Organisationen („Datenempfänger“) in welchen Fällen Ihre Daten erhalten. Um welche Daten es sich dabei konkret handelt, können Sie in den entsprechenden Kapiteln dieser Erklärung nachlesen. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt teilweise aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten. In anderen Fällen setzen wir ausgewählte Erfüllungsgehilfen und Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter (gemäß Art. 28 DS-GVO) für uns tätig werden und im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten können. Auftragsverarbeiter unterliegen zahlreichen vertraglichen Pflichten und dürfen insbesondere Ihre personenbezogenen Daten nur auf unserer Weisung und ausschließlich für die Erfüllung der von uns erhaltenen Aufträge verarbeiten.
- Auditoren
- Auskunfteien
- Banken, Zahlungsdienstleister
- Call Center
- Datenschutzbeauftragter
- Dienstleister für die Vernichtung von Akten und Datenträgern
- Dienstleister für Druck, Lettershops
- Dienstleister für Kundenbefragungen
- Dienstleister für Sanktionslistenchecks
- E-Mail-Providers des Empfängers
- Finanzbehörden
- Gerichte, Rechtsanwälte, Vertragspartner, Berater, Geschäftspartner, Strafverfolgungsbehörden, gegnerische Anwälte, Landes- oder Bundeskriminalamt, Behörden (im Rahmen gerichtlicher Streitigkeiten oder bei konkretem Strafverdacht)
- Inkasso-Dienstleister
- IT-Dienstleister
- Lieferanten
- Steuerberater
- Telekommunikationsdienstleister
- Versanddienstleister
- Wirtschaftsprüfer
Weitergabe Ihrer Daten in ein Drittland außerhalb der EU
Unsere IT-Dienstleister in der EU verfügen über verbundene Unternehmen oder Unterauftragnehmer außerhalb der EU, die auf deine Daten zugreifen können. Die EU-Kommission bestimmt, welche Nicht-EU/EWR-Länder (Drittländer) über ein angemessenes Datenschutz-Niveau verfügen. Die verbundenen Unternehmen bzw. Unterauftragnehmer unserer IT-Dienstleister haben sich entweder dem sogenannten Data Privacy Framework (Beschluss Nr. C(2923) 4745 final vom 10.07.2023) unterworfen, sofern diese Ihren Sitz in den USA haben; andernfalls sind unsere IT-Dienstleister für den Einsatz von EU-Standardvertragsklauseln gemäß des Kommissionsbeschlusses Nr. (EU) 2021/914 verantwortlich. Ein Muster dieser EU-Standardvertragsklauseln finden Sie auf den Webseiten des EU-Kommissars für Justiz und im Amtsblatt der EU.
Ihre Rechte
Sie verfügen über das gesetzliche Recht auf:
- Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO)
- Berichtigung und Vervollständigung Ihrer uns vorliegenden Daten (Art. 16 DS-GVO)
- Löschung (Art. 17 DS-GVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
- Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 DS-GVO) mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung der Daten bleibt davon unberührt.
- Sie haben darüber hinaus das Recht auf Darlegung des eigenen Standpunktes und Anfechtung einer auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung (Art. 22 DS-GVO).
