Im Folgenden können Sie sich einen ausführlichen Überblick darüber verschaffen, welche Daten über Ihre Person wir erheben und was wir damit machen. Wir informieren Sie auch über Ihre Datenschutzrechte und zeigen auf, an wen Sie sich mit Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden können.
Bei Fragen zu dieser Datenschutzinformation, der Verarbeitung Ihrer Daten, Ihren Rechten oder anderen Anliegen im Bereich des Datenschutzes hilft Ihnen unser Datenschutzbeauftragter gerne weiter.
Diese Datenschutzinformation richtet sich an die Mitarbeiter unserer Kunden oder an den Kunden selber, falls es sich bei ihm um eine natürliche Person handelt.
Personenbezogene Daten
Folgend wird viel von personenbezogenen Daten gesprochen, doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff?
Der Begriff der personenbezogenen Daten wird in Art. 4 Nr. 1 DS-GVO wie folgt legal definiert:
„personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind“
Verarbeitung
Unter dem Begriff der Verarbeitung versteht Art. 4 Nr. 2 DS-GVO:
„Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.“
Verarbeitete Daten, Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
In diesem Abschnitt werden die Fälle innerhalb der Geschäftsbeziehung behandelt, in denen personenbezogene Daten verwendet werden, die Zwecke der Verarbeitung und die dazugehörigen Rechtsgrundlagen beschrieben. Des Weiteren erläutern wir die Datenquelle („Herkunft der Daten“), sofern wir die Daten nicht direkt von Ihnen erlangt haben.
1. Ihre Rolle als Ansprechpartner oder Nutzer
Zwecke
Wir verwenden Daten von Ansprechpartnern zur Kommunikation für die im weiteren Verlauf dieser Datenschutzinformation genannten Zwecke. Außerdem verarbeiten wir Ihre Daten, damit Sie das von uns zur Verfügung gestellte Helpdesk oder Online-Backoffice verwenden können.
Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten Ihre Daten zum oben genannten Zweck um die in dieser Datenschutzinformation genannten folgenden Zwecke zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
Herkunft der Daten
Sofern Sie uns Ihre Daten nicht selbst im Rahmen der Geschäftsbeziehung mit Ihrem Arbeitgeber gegeben haben, haben wir sie von diesem erhalten.
2. Kundenanlage
Zwecke
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, um Ihre Kundendaten in unserem Kundenstamm anzulegen. Ferner verwenden wir die zwecks Kundenanlage von Ihnen angegebenen Daten für eine Bonitätsprüfung, da jede Geschäftsbeziehung für unser Unternehmen im Fall von Zahlungsausfällen ein Risiko darstellen kann. Schließlich verarbeiten wir Ihre Daten zur Umsetzung der geforderten Prüfung gemäß der EU-Verordnungen 2580/2001, 881/2002 und 753/2011.
Rechtsgrundlage
- Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck Kundenanlage und Bonitätsprüfung ist die Vertragsanbahnung- bzw. erfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).
- Die Umsetzung der Prüfung gemäß EU-Verordnungen 2580/2001, 881/2002 und 753/2011 erfolgt zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i. V. m. eben diesen EU-Verordnungen).
Herkunft der Daten
- Um darüber entscheiden zu können, ob wir Sie als Kunden führen werden, prüfen wir Ihre Bonität. Dazu erhalten wir von Auskunfteien Informationen über Ihre Bonität und Ihren Bonitätsscore. Im Einzelfall werden auch Informationen aus dem Handelsregister, dem Bundesanzeiger oder der Presse ausgewertet.
- Zur Umsetzung der gesetzlichen Pflichten, die sich aus den EU-Verordnungen 2580/2001, 881/2002 und 753/2011 ergeben, setzen wir Dienstleister für die entsprechenden Überprüfungen ein, von denen wir die Ergebnisse der erfolgten Prüfungen erhalten.
3. Kommunikation
Zwecke
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen der Geschäftsbeziehung zur Kommunikation mit Ihnen inkl. der Beantwortung Ihrer Anliegen und des Beschwerdemanagements.
Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zu den oben genannten Zwecken ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).
4. Auftragsdurchführung, Rechnungsstellung und Forderungsmanagement
Zwecke
Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehung zum Zweck der Auftragsdurchführung, Rechnungsstellung und Verfolgung von Forderungen.
Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zu den oben genannten Zwecken ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).
5. Kundenbefragungen
Zwecke
Wir führen Kundenbefragungen durch, die zum Ziel haben, das Verbesserungspotential unseres Unternehmens und Unterstützungspotenzial gegenüber unseren Kunden zu erkennen.
Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten dabei Ihre Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens an der Bedarfsanalyse und der Erkennung des Unterstützungspotenzials für unsere Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
6. Kundenbetreuung
Zwecke
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Werbung für eigene Veranstaltungen, Aktionen und Angebote sowie zur Versendung von Informationsmaterial. Die Zustellung erfolgt per Post oder per E-Mail.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung Ihrer Daten für den Postversand erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Bewerbung unserer Veranstaltungen und Angebote (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Die Verarbeitung Ihrer Daten zur Aussendung per E-Mail basiert auf einer gesetzlichen Erlaubnis (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. § 7 Abs. 3 UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb)).
7. Vertriebssteuerung
Zwecke
Um unseren Vertrieb steuern, optimieren und planen zu können, messen wir die Vertriebsleistung und diverse Kennzahlen. Für die Erstellung dieser statistischen Daten werden auch Kundendaten verarbeitet.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Vertriebssteuerung erfolgt zur Wahrung an unserem berechtigten Interesse an einer effektiven Vertriebssteuerung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
8. Veranstaltungen
Zwecke
Wir verarbeiten die Daten, die Sie bei der Anmeldung angeben, um unsere Veranstaltung zu planen, Ihnen Eintrittskarten zuzusenden , die Veranstaltung durchzuführen und abzurechnen.
Im Rahmen unserer Marketingaktivitäten und als Erinnerung werden bei unseren Veranstaltungen Foto- und Videoaufnahmen erstellt. Die Aufnahmen werden in internen Reports und anderen internen Dokumenten wie Präsentationen , auf Marketingmaterialien (E-Mail-Newsletter, Flyer, Fahnen, Broschüren, Aufkleber, Banner etc.), auf unserer Webseite (impleco.de) und unseren Auftritten in den Sozialen Medien (z.B. Facebook, Twitter, Instagram etc.) und Berufsnetzwerken (z.B. LinkedIn, Xing etc.) verwendet sowie im Intranet/auf dem Shared Drive geteilt. Bei einer Veröffentlichung auf unseren Webseiten und Auftritten in den Sozialen Medien bzw. Berufsnetzwerken ist ein weltweiter Zugriff auf diese Aufnahmen möglich, d.h. auch aus Staaten mit einem im Vergleich zur EU abweichenden Datenschutzniveau.
Rechtsgrundlagen
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Anmeldung und Teilnahme ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).
Die Anfertigung und Verwendung von Bildaufnahmen erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer positiven Darstellung unseres Unternehmens und der Berichterstattung darüber, der Illustration von internen Dokumenten und Marketingmaterialien sowie an der Erhaltung von Erinnerungen an besondere Momente auf unseren Veranstaltungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Dies gilt für jede Aufnahme von Versammlungen und Eindrücken der Veranstaltungen sowie von Personen der Öffentlichkeit oder der Zeitgeschichte. Einzelaufnahmen erstellen wir hingegen nur, sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO).
Übersicht der verarbeiteten Daten
| Daten | I. Ansprechpartner/Nutzer | II. Kundenanlage | III. Kommunikation | IV. Auftragsdurchführung,
Rechnungsstellung und
Forderungsmanagement | V. Kundenbefragungen | VI. Kundenbetreuung | VII. Vertriebssteuerung | VIII. Veranstaltungen |
| Vorname | X | X | X | X | X | X | | X |
| Nachname | X | X | X | X | X | X | | X |
| Anrede | X | X | X | X | X | X | | X |
| Anschrift | X | X | X | X | X | X | | X |
| Firma | X | X | X | X | X | X | | X |
| Position | X | | | | | | | X |
| E-Mail-Adresse | X | X | X | X | X | X | | X |
| Telefonnummer | X | X | X | X | | X | | X |
| Fax-Nummer | X | X | X | X | | X | | |
| Mobilnummer | X | X | X | X | | X | | |
| Nachricht oder weitere Angaben | | X | X | X | X | | | X |
| Rechnungsanschrift | | X | | X | | | | X |
| Auftragsdatum | | | | X | | | | X |
| Auftragsnummer | | | | X | | | | X |
| Angaben auf der Rechnung | | | | X | | | | X |
| Zahlungseingänge | | | | X | | | | X |
| Von den AGBs abweichende Nutzung (Nutzerdaten, Art der Nutzung, etc.) | | X | | X | | | | |
| Umsatzsteuer ID | | X | | X | | | | |
| Gewerbeanmeldung oder Gewerbeschein | | X | | | | | | |
| Vertragskonditionen | | X | | | | | | |
| Datum und Uhrzeit der Meldung | | | X | | | | | |
| Vertragslaufzeit | | X | | X | | | X | |
| Termine | | | | | | X | X | |
| Status | | | | X | | | X | |
| Geplante Aktivitäten | | | | | | X | X | |
| Priorität | | | | X | | X | X | |
| Benutzername/Login | X | | | | | | | |
| Berechtigungen | X | | | | | | | |
| Zeitstempel (Login/Nutzeraktivität) | X | | | | | | | |
| Letzte Bearbeitung, letzter Bearbeiter | X | | | | | | | |
| Anmeldung bzw. Zu-/Absage | | | | | | | | X |
| Veranstaltung, Datum | | | | | | | | X |
| Bildaufnahmen | | | | | | | | X |
Sonstige Verarbeitungszwecke
Zusätzlich zu den bis hierhin beschriebenen Zwecken werden die oben genannten personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken zur Wahrung unserer berechtigten Interessen im Rahmen von Interessensabwägungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) verarbeitet. Die Interessen werden im Folgenden benannt:
- Da es in unserem Interesse liegt, die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten, führen wir regelmäßig Sicherheits- und Wirksamkeitstests durch, in deren Rahmen Ihre oben genannten Daten verarbeitet werden können.
- Sollte es in unserem Unternehmen zu einem Sicherheitsvorfall kommen, bei dem Ihre Daten betroffen sind, sind wir ggf. dazu verpflichtet, den Fall an die für uns zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu melden (Art. 33 DS-GVO). Da es unser berechtigtes Interesse ist, dieser gesetzlichen Meldepflicht schnellstmöglich nachzukommen, kann es vorkommen, dass im Rahmen der Aufklärung des entsprechenden Sicherheitsvorfalls Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden. Die Meldungen dieser Sicherheitsvorfälle an Datenschutz-Aufsichtsbehörden beinhalten keine Ihrer personenbezogenen Daten.
- Wir führen Audits, interne Revisionen und andere Kontrollmaßnahmen durch (bspw. Überwachung durch den Datenschutzbeauftragten), da es unser berechtigtes Interesse ist, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, Transparenz über unsere Geschäftsprozesse zu schaffen, diese Prozesse stets zu optimieren und geschäftsschädigenden Handlungen vorzubeugen sowie diese zu erkennen. Dabei kann es vorkommen, dass Dokumente oder Dateien verarbeitet werden, die Ihre personenbezogenen Daten enthalten.
- Wir führen interne und externe Audits zum Erwerb und zur Aufrechterhaltung von Zertifizierungen sowie zur Erfüllung von Kundenanforderungen und Qualitätsstandards durch. Weiterhin führen unsere Kunden oder Mittelgeber eigene Audits durch. Auch dabei können Dokumente und Dateien mit personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
- Wir verarbeiten Ihre Daten zu Zwecken der Steuerung unseres Unternehmens, für die Identifikation und Verfolgung finanzieller Risiken, zur Bündelung vertrieblicher Aktivitäten und zur Erfüllung (vertraglicher) Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden. Dazu werden die verarbeiteten Daten zu Reports ausgewertet. Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Unternehmens- und Vertriebssteuerung sowie der Erfüllung unserer Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden.
- Um unseren steuerrechtlichen Pflichten nachzukommen, setzen wir Steuerberater ein. Außerdem setzen wir Wirtschaftsprüfer ein, um unserer handelsrechtlichen Pflicht der Prüfung des Jahresabschlusses gemäß § 316 Abs. 1 HGB nachkommen zu können. Ferner liegt es in unserem Interesse mit Betriebsprüfern der Finanzbehörden zu kooperieren und die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und den Jahresabschluss nachzuweisen. Dabei betrachtete Dokumente wie Belege und Rechnungen können Ihre personenbezogenen Daten enthalten.
- Da es in unserem Interesse liegt, rechtliche Auseinandersetzungen zu lösen, verarbeiten wir in einem solchen Fall zweckgebunden Ihre Daten. Es liegt außerdem in unserem Interesse, im Fall von Rechtsstreitigkeiten solange Beweismittel aufzubewahren, bis alle relevanten gesetzlichen Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB abgelaufen sind. Zu dem Zweck bewahren wir die entsprechenden Daten über Ihre Person gemäß diesen Verjährungsfristen auf. Die Löschfristen können pauschal nicht vorausgesagt werden, da sie sich aus dem jeweiligen Streitgegenstand und der entsprechenden gesetzlichen Verjährungsfrist ergeben, welche bis zu 30 Jahre betragen können. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre.
- Darüber hinaus liegt es in unserem Interesse, Verdachtsfällen nachzugehen und bei einem konkreten Strafverdacht relevante Informationen an Strafverfolgungsbehörden zu übergeben.
- Fehler können jedem passieren und in jedem betrieblichen Prozess vorkommen. Damit wir diese Prozesse optimieren und unsere Fehlerquote senken können, verarbeiten wir die in unserem Unternehmen vorhandenen Daten, um Fehlerquellen zu identifizieren. Diese Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung unserer Prozesse.
- Wir verarbeiten ihre Daten zum Testen von IT-Systemen und Software-Produkten sowie zur Durchführung von Migrationen. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unseres berechtigten Interesses an der Überprüfung der Korrektheit neuer Produkte bzw. der Korrektheit und Vollständigkeit von Migrationen.
Löschfristen (bzw. Speicherdauer)
Ist ein Vertrag zustande gekommen, werden abrechnungsrelevante Daten gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuches (HGB) nach 10 Jahren gelöscht. Die Frist beginnt mit dem Jahresabschluss des Kalenderjahres, dem die jeweilige Buchung zuzuordnen ist.
Im Übrigen werden Ihre Daten 24 Monate nach Beendigung des Vertrags gelöscht. Die Frist beginnt dann am Ende des Kalenderjahres, in dem der Vertrag endete, also bspw. am 31.12.2022, wenn der Vertrag am 27.07.2022 endete.
Wenn kein Vertrag zustande kam, werden Ihre Daten 12 Monate nach der Vertragsabsage gelöscht.
Für die Wahrung unserer Rechtspositionen und den damit verbundenen Erhalt von Beweismitteln kann eine Aufbewahrung bis zum Ablauf von Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB erforderlich sein, die darin enthaltenen Aufbewahrungsfristen können bis zu dreißig Jahre betragen. Die regelmäßige Verjährungsfrist liegt bei drei Jahren.
Welche Stellen erhalten Ihre Daten?
Die folgende Liste stellt dar, welche Organisationen („Datenempfänger“) in welchen Fällen Ihre Daten erhalten. Um welche Daten es sich dabei konkret handelt, können Sie in den entsprechenden Kapiteln dieser Erklärung nachlesen. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt teilweise aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten. In anderen Fällen setzen wir ausgewählte Erfüllungsgehilfen und Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter (gemäß Art. 28 DS-GVO) für uns tätig werden und im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten können. Auftragsverarbeiter unterliegen zahlreichen vertraglichen Pflichten und dürfen insbesondere Ihre personenbezogenen Daten nur auf unserer Weisung und ausschließlich für die Erfüllung der von uns erhaltenen Aufträge verarbeiten.
- Auditoren
- Auskunfteien
- Banken, Zahlungsdienstleister
- Call Center
- Datenschutzbeauftragter
- Dienstleister für die Vernichtung von Akten und Datenträgern
- Dienstleister für Druck, Lettershops
- Dienstleister für Kundenbefragungen
- Dienstleister für Post und Logistik
- Dienstleister für Sanktionslistenchecks (Prüfung gemäß der EU-Verordnungen 2580/2001, 881/2002 und 753/2011)
- E-Mail-Providers des Empfängers
- Finanzbehörden
- Gerichte, Rechtsanwälte, Vertragspartner, Berater, Geschäftspartner, Strafverfolgungsbehörden, gegnerische Anwälte, Landes- oder Bundeskriminalamt (im Rahmen gerichtlicher Streitigkeiten oder bei konkretem Strafverdacht)
- Inkasso-Dienstleister
- IT-Dienstleister
- Lieferanten
- Soziale Medien, Berufsnetzwerke
- Steuerberater
- Telekommunikationsdienstleister
- Wirtschaftsprüfer
Weitergabe Ihrer Daten in ein Drittland außerhalb der EU
Unsere IT-Dienstleister in der EU verfügen über verbundene Unternehmen oder Unterauftragnehmer außerhalb der EU, die auf deine Daten zugreifen können. Die EU-Kommission bestimmt, welche Nicht-EU/EWR-Länder (Drittländer) über ein angemessenes Datenschutz-Niveau verfügen. Unsere Dienstleister sind für den Einsatz von EU-Standardvertragsklauseln gemäß des Kommissionsbeschlusses Nr. (EU) 2021/914 verantwortlich. Ein Muster dieser EU-Standardvertragsklauseln finden Sie auf den Webseiten des EU-Kommissars für Justiz und im Amtsblatt der EU.
Ihre Rechte
Sie verfügen über das gesetzliche Recht auf:
- Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO)
- Berichtigung und Vervollständigung Ihrer uns vorliegenden Daten (Art. 16 DS-GVO)
- Löschung (Art. 17 DS-GVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
- Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 DS-GVO) mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung der Daten bleibt davon unberührt.
- Sie haben darüber hinaus das Recht auf Darlegung des eigenen Standpunktes und Anfechtung einer auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung (Art. 22 DS-GVO).
