Datenschutzinformation für Geschäftskunden
Im Folgenden können Sie sich einen ausführlichen Überblick darüber verschaffen, welche Daten über Ihre Person wir erheben und was wir damit machen. Wir informieren Sie auch über Ihre Datenschutzrechte und zeigen auf, an wen Sie sich mit Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden können.
Für die Verarbeitung Ihrer Daten Verantwortliche:
Impleco GmbH
Schmargendorfer Str. 29, 12159 Berlin
Telefon: 0175 9787136
E-Mail: kontakt@impleco.de
Vertreten durch die Geschäftsführung: Franziska Kurz, Nico Lanzer
Bei Fragen zu dieser Datenschutzinformation, der Verarbeitung Ihrer Daten, Ihren Rechten oder anderen Anliegen im Bereich des Datenschutzes hilft Ihnen unser Datenschutzbeauftragter gerne weiter.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Xamit Bewertungsgesellschaft mbH
Monschauer Str. 12
40549 Düsseldorf
info@xamit.de
Diese Datenschutzinformation richtet sich an die Mitarbeiter unserer Kunden oder an den Kunden selber, falls es sich bei ihm um eine natürliche Person handelt.
Folgend wird viel von personenbezogenen Daten gesprochen, doch was verbirgt sich hinter diesem Begriff?
Der Begriff der personenbezogenen Daten wird in Art. 4 Nr. 1 DS-GVO wie folgt legal definiert:
„personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind“
Unter dem Begriff der Verarbeitung versteht Art. 4 Nr. 2 DS-GVO:
„Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.“
In diesem Abschnitt werden die Fälle innerhalb der Geschäftsbeziehung behandelt, in denen personenbezogene Daten verwendet werden, die Zwecke der Verarbeitung und die dazugehörigen Rechtsgrundlagen beschrieben. Des Weiteren erläutern wir die Datenquelle („Herkunft der Daten“), sofern wir die Daten nicht direkt von Ihnen erlangt haben.
Zwecke
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, um Ihre Kundendaten in unserem Kundenstamm anzulegen. Ferner verwenden wir die zwecks Kundenanlage von Ihnen angegebenen Daten für eine Bonitätsprüfung, da jede Geschäftsbeziehung für unser Unternehmen im Fall von Zahlungsausfällen ein Risiko darstellen kann. Schließlich verarbeiten wir Ihre Daten zur Umsetzung der geforderten Prüfung gemäß der einschlägigen EU-Verordnungen, insbesondere 2580/2001, 881/2002 und 753/2011.
Rechtsgrundlage
Herkunft der Daten
Zwecke
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen der Geschäftsbeziehung zur Kommunikation mit Ihnen inkl. der Beantwortung Ihrer Anliegen und des Beschwerdemanagements. Außerdem verarbeiten wir Ihre Daten, damit Sie das von uns zur Verfügung gestellte Helpdesk oder Online-Backoffice verwenden können.
Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zu den oben genannten Zwecken ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO), sofern Sie der direkte Vertragspartner sind; andernfalls erfolgt die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Anbahnung bzw. Erfüllung des Vertrags mit Ihrem Arbeitgeber oder Auftraggeber (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
Zwecke
Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehung zum Zweck der Auftragsdurchführung, Rechnungsstellung und Verfolgung von Forderungen.
Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zu den oben genannten Zwecken ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO), sofern Sie der direkte Vertragspartner sind; andernfalls erfolgt die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Anbahnung bzw. Erfüllung des Vertrags mit Ihrem Arbeitgeber oder Auftraggeber (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
Zwecke
Wir führen Kundenbefragungen durch, die zum Ziel haben, das Verbesserungspotential unseres Unternehmens und Unterstützungspotenzial gegenüber unseren Kunden zu erkennen.
Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten dabei Ihre Daten zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens an der Bedarfsanalyse und der Erkennung des Unterstützungspotenzials für unsere Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
Zwecke
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Werbung für eigene Produkte und Dienstleistungen. Um Sie über die Inhalte informieren zu können, welche auch Ihren Interessen entsprechen, legen wir ein Kundenprofil über Sie an. Die werbliche Ansprache erfolgt postalisch, per E-Mail oder telefonisch.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung Ihrer Daten zur Profilerstellung und für den Postversand erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Bewerbung unserer Angebote und Services (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Die werbliche Ansprache über unsere Produkte und Dienstleistungen per Telefon und E-Mail erfolgt auf Grundlage der von Ihnen erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO). Liegt eine Einwilligung nicht vor, stützen wir die werbliche Ansprache per E-Mail auf eine gesetzliche Erlaubnis (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. § 7 Abs. 3 UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb)); die telefonische Ansprache jedoch auf Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG, sofern Sie ein (potentieller) Geschäftskunde sind.
Zwecke
Um unseren Vertrieb steuern, optimieren und planen zu können, messen wir die Vertriebsleistung und diverse Kennzahlen. Für die Erstellung dieser statistischen Daten werden auch Kundendaten verarbeitet.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Vertriebssteuerung erfolgt zur Wahrung an unserem berechtigten Interesse an einer effektiven Vertriebssteuerung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
Daten | I. Kundenanlage | II. Kommunikation | III. Auftragsdurchführung, Rechnungsstellung und Forderungsmanagement |
IV. Kundenbefragungen | V. Kundenbetreuung | VI. Vertriebssteuerung |
Vorname | X | X | X | X | X | |
Nachname | X | X | X | X | X | |
Anrede | X | X | X | X | X | |
Anschrift | X | X | X | X | X | |
Firma | X | X | X | X | X | |
Position | ||||||
E-Mail-Adresse | X | X | X | X | X | |
Telefonnummer | X | X | X | X | ||
Fax-Nummer | X | X | X | X | ||
Mobilnummer | X | X | X | X | ||
Nachricht oder weitere Angaben | X | X | X | X | ||
Rechnungsanschrift | X | X | ||||
Auftragsdatum | X | |||||
Auftragsnummer | X | |||||
Angaben auf der Rechnung | X | |||||
Zahlungseingänge | X | |||||
Von den AGBs abweichende Nutzung (Nutzerdaten, Art der Nutzung, etc.) | X | X | ||||
Umsatzsteuer ID | X | X | ||||
Gewerbeanmeldung oder Gewerbeschein | X | |||||
Vertragskonditionen | X | |||||
Datum und Uhrzeit der Meldung | X | |||||
Vertragslaufzeit | X | X | X | |||
Termine | X | X | ||||
Status | X | X | ||||
Geplante Aktivitäten | X | X | ||||
Priorität | X | X | X | |||
Benutzername/Login | X | |||||
Berechtigungen | X | |||||
Zeitstempel (Login/Nutzeraktivität) | X | |||||
Letzte Bearbeitung, letzter Bearbeiter | X |
Wir verarbeiten Ihre Daten zur Erfüllung unserer Pflichten nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG). Demnach sind wir dazu verpflichtet, Meldungen von (vermuteten) Gesetzesverstößen entgegenzunehmen und zu prüfen. Im Rahmen der Aufklärung der gemeldeten Fälle können meldende oder genannte Personen von uns befragt werden. Informationen und Aussagen können an andere betroffene Stellen oder Behörden weiteregegeben oder gerichtlich verwendet werden. Ob eine Weitergabe erforderlich und gesetzlich erlaubt ist, wird in jedem Einzelfall gesondert geprüft.
Wir erhalten die Meldung vom jeweiligen Hinweisgeber. Ggf. wird die Meldung durch die entgegennehmende Meldestelle ergänzt.
Die Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Aufklärung eines gemeldeten Falls erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interesses, Verstöße gegen Rechtsvorschriften oder interne Vorschriften aufzuklären.
Zusätzlich zu den bis hierhin beschriebenen Zwecken werden die oben genannten personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken zur Wahrung unserer berechtigten Interessen im Rahmen von Interessensabwägungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) verarbeitet. Die Interessen werden im Folgenden benannt:
Ist ein Vertrag zustande gekommen, werden abrechnungsrelevante Daten gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuches (HGB) nach 10 Jahren gelöscht. Die Frist beginnt mit dem Jahresabschluss des Kalenderjahres, dem die jeweilige Buchung zuzuordnen ist.
Im Übrigen werden Ihre Daten 24 Monate nach Beendigung des Vertrags gelöscht. Die Frist beginnt dann am Ende des Kalenderjahres, in dem der Vertrag endete, also bspw. am 31.12.2022, wenn der Vertrag am 27.07.2022 endete.
Wenn kein Vertrag zustande kam, werden Ihre Daten 12 Monate nach der Vertragsabsage gelöscht.
Von Meldungen nach dem HinSchG und deren Aufklärung abgeleitete Maßnahmen enthalten keinen Personenbezug, weshalb sie keiner Löschfrist unterliegen. Die Dokumentation einer Meldung wird 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens bei der Meldestelle gelöscht. Im Übrigen wird die Löschung Ihrer Daten ausgesetzt, wenn sie zur Geltendmachung, Verteidigung und Ausübung von Rechtsansprüchen oder im Rahmen eines behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens benötigt werden.
Für die Wahrung unserer Rechtspositionen und den damit verbundenen Erhalt von Beweismitteln kann eine Aufbewahrung bis zum Ablauf von Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB erforderlich sein, die darin enthaltenen Aufbewahrungsfristen können bis zu dreißig Jahre betragen. Die regelmäßige Verjährungsfrist liegt bei drei Jahren.
Die folgende Liste stellt dar, welche Organisationen („Datenempfänger“) in welchen Fällen Ihre Daten erhalten. Um welche Daten es sich dabei konkret handelt, können Sie in den entsprechenden Kapiteln dieser Erklärung nachlesen. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt teilweise aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten. In anderen Fällen setzen wir ausgewählte Erfüllungsgehilfen und Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter (gemäß Art. 28 DS-GVO) für uns tätig werden und im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten können. Auftragsverarbeiter unterliegen zahlreichen vertraglichen Pflichten und dürfen insbesondere Ihre personenbezogenen Daten nur auf unserer Weisung und ausschließlich für die Erfüllung der von uns erhaltenen Aufträge verarbeiten.
Unsere IT-Dienstleister in der EU verfügen über verbundene Unternehmen oder Unterauftragnehmer außerhalb der EU, die auf deine Daten zugreifen können. Die EU-Kommission bestimmt, welche Nicht-EU/EWR-Länder (Drittländer) über ein angemessenes Datenschutz-Niveau verfügen. Die verbundenen Unternehmen bzw. Unterauftragnehmer unserer IT-Dienstleister haben sich entweder dem sogenannten Data Privacy Framework (Beschluss Nr. C(2923) 4745 final vom 10.07.2023) unterworfen, sofern diese Ihren Sitz in den USA haben; andernfalls sind unsere IT-Dienstleister für den Einsatz von EU-Standardvertragsklauseln gemäß des Kommissionsbeschlusses Nr. (EU) 2021/914 verantwortlich. Ein Muster dieser EU-Standardvertragsklauseln finden Sie auf den Webseiten des EU-Kommissars für Justiz und im Amtsblatt der EU.
Sie verfügen über das gesetzliche Recht auf:
Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich insbesondere über die oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.
Sie haben ebenfalls das gesetzliche Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO).
Stand: 01.09.2024
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