Im Folgenden können Sie sich einen ausführlichen Überblick darüber verschaffen, welche Daten über Ihre Person wir erheben und was wir damit machen. Wir informieren Sie auch über Ihre Datenschutzrechte und zeigen auf, an wen Sie sich mit Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden können.
Vertreten durch die Geschäftsführung: Franziska Kurz, Nico Lanzer
Bei Fragen zu dieser Datenschutzinformation, der Verarbeitung Ihrer Daten, Ihren Rechten oder anderen Anliegen im Bereich des Datenschutzes hilft Ihnen unser Datenschutzbeauftragter gerne weiter.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Xamit Bewertungsgesellschaft mbH Monschauer Str. 12 40549 Düsseldorf info@xamit.de
Geltungsbereich
Diese Datenschutzinformation richtet sich an alle Besucher unserer Veranstaltungen sowie Personen, die sich zwecks Planung zu unseren Veranstaltungen anmelden oder eine Einladung ablehnen.
Muss ich meine Daten angeben?
Um an unseren Veranstaltungen teilzunehmen und sich zu diesen anzumelden, müssen die erforderlich personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Zusätzlich verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach einer Interessenabwägung. Dadurch wird bspw. ermöglicht, dass wir die Ihnen angebotenen Leistungen stetig verbessern können oder dass wir gesetzliche Bestimmungen einhalten können. Auf den folgenden Seiten erfahren Sie die Hintergründe unserer Interessen und ob bzw. wie Sie gegen die Verwendung Ihrer Daten widersprechen können.
Um unsere Angebote zu nutzen oder um eine Anfrage zu senden, werden Sie gebeten, Ihre Daten anzugeben. Sie können selbst entscheiden, ob Sie diese Angebote wahrnehmen und dafür Ihre Daten angeben. Wir bieten Ihnen auch Services an, für die wir Ihre Daten nur verarbeiten, wenn Sie uns Ihre Einwilligung hierfür erteilt haben. Die Erteilung einer Einwilligung erfolgt immer freiwillig. Eine einmal erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
Bitte beachten Sie, soweit Sie Angaben zu anderen Personen machen, dass Sie deren Zustimmung dazu zuvor eingeholt und sie über die Zwecke der Weitergabe – wie sie in dieser Datenschutzerklärung dargelegt werden – informiert haben müssen.
Wir bitten Sie diese Informationen auch an die Personen weiter zu geben, die Sie für die Nutzung unserer Services mit einbeziehen, wie z. B. Familienmitglieder oder Bevollmächtigte.
Verarbeitungszwecke, verarbeitete Daten und Rechtsgrundlagen
I. Anmeldung und Teilnahme
Wir verarbeiten die Daten, die Sie bei der Anmeldung (oder auch Absage) angeben, um unsere Veranstaltung zu planen, Ihnen ggf. Eintrittskarten zuzusenden, die Veranstaltung durchzuführen, Ihnen Veranstaltungsmaterialien zur Verfügung zu stellen (bspw. Präsentationsinhalte, Teilnehmerlisten, Anfahrtsbeschreibungen), Ihre Anliegen zu beantworten und Sie im Falle einer Terminänderung zu benachrichtigen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist unser berechtigtes Interesse an der Veranstaltungsplanung und -organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
II. Teilnehmerlisten
Wir nehmen Ihre Daten in Teilnehmerlisten auf, die im Nachgang an die Veranstaltung allen Teilnehmern zur Verfügung gestellt wird. Die Verteilung erfolgt, um den regelmäßig gewünschten Erfahrungsaustausch bzw. die Kontaktaufnahme der Teilnehmer untereinander zu vereinfachen. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an der Erfüllung der diesbezüglichen Erwartungen unserer Teilnehmer (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Sofern Sie die Aufnahme in die Teilnehmerliste und spätere Verteilung nicht wünschen, haben Sie bereits bei der Anmeldung die Möglichkeit, gegen diese Verarbeitung zu widersprechen. Weitere Informationen zu Ihrem Widerspruchsrecht erhalten Sie außerdem im Abschnitt „Ihre Rechte“ am Ende dieser Datenschutzinformation.
III. Forderungsmanagement
Im Fall von kostenpflichtigen Veranstaltungen verarbeiten wir Ihre Daten zum Zweck der Rechnungsstellung, Zahlungsabwicklung und Verfolgung von offenen Forderungen. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO), sofern Sie der direkte Vertragspartner sind, bzw. zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO), sofern der Vertrag mit Ihrem Auftraggeber oder Arbeitgeber besteht.
IV. Film- und Fotoaufnahmen
Im Rahmen unserer Marketingaktivitäten und als Erinnerung werden bei Veranstaltungen Film- und Fotoaufnahmen erstellt. Die Anfertigung und Verwendung von Film- und Fotoaufnahmen erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer positiven Darstellung unseres Unternehmens und der Berichterstattung darüber, sowie der Illustration von Dokumenten und Marketingmaterialien sowie an der Erhaltung von Erinnerung an besondere Momente auf unseren Veranstaltungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Dies gilt für jede Aufnahme von Versammlungen und ähnlichen Vorgängen, an denen die dargestellten Besucher teilgenommen haben, von Personen der Öffentlichkeit bzw. der Zeitgeschichte sowie von Personen, die uns eindeutig anzeigen oder mitteilen, dass sie fotografiert oder gefilmt werden möchten. Die Berichterstattung kann auf unserer Webseite (Startseite – Impleco GmbH – Implementing Ecosystems, Berlin ) sowie auf unseren Auftritten in den Sozialen Medien und Berufsnetzwerken (z.B. Facebook, X, Instagram, Pinterest, TikTok) erfolgen. Bei einer Veröffentlichung auf unseren Webseiten und Auftritten in den Sozialen Medien bzw. Berufsnetzwerken ist ein weltweiter Zugriff auf diese Aufnahmen möglich, d.h. auch aus Staaten mit einem im Vergleich zur EU abweichenden Datenschutzniveau.
Einzelaufnahmen und ggf. weitere Daten verarbeiten wir, wenn Sie uns Ihre Einwilligung erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit, a) DS-GVO), in der wir Sie gesondert über Verarbeitungszwecke, Datenempfänger und mehr informieren.
V. Bewerbung von Veranstaltungen
Wir verarbeiten Ihre Daten, um Ihnen eine Einladung zu weiteren Veranstaltungen zukommen zu lassen. Die Verarbeitung Ihrer Daten für den Postversand erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Bewerbung unserer Veranstaltungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO). Die Ansprache per E-Mail stützen wir auf eine gesetzliche Erlaubnis (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. § 7 Abs. 3 UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb)).
VI. Teilnahme als Aussteller oder Vortragender
Wir verarbeiten Ihre Daten, wenn Sie als Aussteller oder Vortragender auf einer unserer Veranstaltungen teilnehmen. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt, um Ihre Teilnehme zu planen, zu ermöglichen und zu bewerben. Welche Daten über Sie wir im Rahmen der Bewerbung verwenden, bspw. auf unseren Webseiten, in Einladungen an Teilnehmer über verschiedene Kanäle oder auch durch Aushänge während der Veranstaltung, bestimmen Sie dabei mit. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an der Veranstaltungsplanung und -organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO).
VII. Übersicht der verarbeiteten Daten
Daten
I. Anmeldung und Teilnahme
II. Teilnehmerlisten
III. Forderungsmanagement, Rechnungsstellung und Forderungsmanagement
IV. Film- und Fotoaufnahmen
V. Einladung zu weiteren Veranstaltungen
VI. Teilnahme als Aussteller oder Vortragender
Vorname, Name
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Unternehmen
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Position
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Anschrift
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Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Fax)
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Zu- oder Absage
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Teilgenommen j/n
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Zeitpunkt der Anmeldung
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Widerspruch gegen Teilnehmerliste
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Fotos, Videos von der Veranstaltung
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Logo
X
Profilfoto
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Art der Veranstaltung
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Teilnahmegebühr
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Portfolio
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Frage oder Anliegen, Zeitpunkt des Eingangs
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Kampagne, Zeitpunkt der Sendung
X
VIII. Sonstige Verarbeitungswecke
Zusätzlich zu den bis hierhin beschriebenen Zwecken werden die oben genannten personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken zur Wahrung unserer berechtigten Interessen im Rahmen von Interessensabwägungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO) verarbeitet. Die Interessen werden im Folgenden benannt:
Da es in unserem Interesse liegt, die Sicherheit unserer Systeme zu gewährleisten, führen wir regelmäßig Sicherheits- und Wirksamkeitstests durch, in deren Rahmen Ihre oben genannten Daten verarbeitet werden können.
Sollte es in unserem Unternehmen zu einem Sicherheitsvorfall kommen, bei dem Ihre Daten betroffen sind, sind wir ggf. dazu verpflichtet, den Fall an die für uns zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu melden (Art. 33 DS-GVO). Da es unser berechtigtes Interesse ist, dieser gesetzlichen Meldepflicht schnellstmöglich nachzukommen, kann es vorkommen, dass im Rahmen der Aufklärung des entsprechenden Sicherheitsvorfalls Daten zu Ihrer Person verarbeitet werden. Die Meldungen dieser Sicherheitsvorfälle an Datenschutz-Aufsichtsbehörden beinhalten keine Ihrer personenbezogenen Daten.
Wir führen Audits, interne Revisionen und andere Kontrollmaßnahmen durch (bspw. Überwachung durch den Datenschutzbeauftragten), da es unser berechtigtes Interesse ist, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, Transparenz über unsere Geschäftsprozesse zu schaffen, diese Prozesse stets zu optimieren und geschäftsschädigenden Handlungen vorzubeugen sowie diese zu erkennen. Dabei kann es vorkommen, dass Dokumente oder Dateien verarbeitet werden, die Ihre personenbezogenen Daten enthalten.
Wir führen interne und externe Audits zum Erwerb und zur Aufrechterhaltung von Zertifizierungen sowie zur Erfüllung von Kundenanforderungen und Qualitätsstandards durch. Weiterhin führen unsere Kunden oder Mittelgeber eigene Audits durch. Auch dabei können Dokumente und Dateien mit personenbezogenen Daten verarbeitet werden.
Wir verarbeiten Ihre Daten zu Zwecken der Steuerung unseres Unternehmens, für die Identifikation und Verfolgung finanzieller Risiken, zur Bündelung vertrieblicher Aktivitäten und zur Erfüllung (vertraglicher) Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden. Dazu werden die verarbeiteten Daten zu Reports ausgewertet. Die Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an der Unternehmens- und Vertriebssteuerung sowie der Erfüllung unserer Verpflichtungen gegenüber unseren Kunden.
Um unseren steuerrechtlichen Pflichten nachzukommen, setzen wir Steuerberater ein. Außerdem setzen wir Wirtschaftsprüfer ein, um unserer handelsrechtlichen Pflicht der Prüfung des Jahresabschlusses gemäß § 316 Abs. 1 HGB nachkommen zu können. Ferner liegt es in unserem Interesse mit Betriebsprüfern der Finanzbehörden zu kooperieren und die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und den Jahresabschluss nachzuweisen. Dabei betrachtete Dokumente wie Belege und Rechnungen können Ihre personenbezogenen Daten enthalten.
Da es in unserem Interesse liegt, rechtliche Auseinandersetzungen zu lösen, verarbeiten wir in einem solchen Fall zweckgebunden Ihre Daten. Es liegt außerdem in unserem Interesse, im Fall von Rechtsstreitigkeiten solange Beweismittel aufzubewahren, bis alle relevanten gesetzlichen Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB abgelaufen sind. Zu dem Zweck bewahren wir die entsprechenden Daten über Ihre Person gemäß diesen Verjährungsfristen auf. Die Löschfristen können pauschal nicht vorausgesagt werden, da sie sich aus dem jeweiligen Streitgegenstand und der entsprechenden gesetzlichen Verjährungsfrist ergeben, welche bis zu 30 Jahre betragen können. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre.
Darüber hinaus liegt es in unserem Interesse, Verdachtsfällen nachzugehen und bei einem konkreten Strafverdacht relevante Informationen an Strafverfolgungsbehörden zu übergeben.
Fehler können jedem passieren und in jedem betrieblichen Prozess vorkommen. Damit wir diese Prozesse optimieren und unsere Fehlerquote senken können, verarbeiten wir die in unserem Unternehmen vorhandenen Daten, um Fehlerquellen zu identifizieren. Diese Verarbeitung erfolgt zur Wahrung unseres berechtigten Interessens an der Verbesserung unserer Prozesse.
Wir verarbeiten Ihre Daten zum Testen von IT-Systemen und Software-Produkten sowie zur Durchführung von Migrationen. Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung unseres berechtigten Interesses an der Überprüfung der Korrektheit neuer Produkte bzw. der Korrektheit und Vollständigkeit von Migrationen.
Löschfristen
Wir verarbeiten Ihre zum Zweck der Anmeldung und Teilnahme verarbeiteten Daten 12 Monate nach der jeweiligen Veranstaltung.
Abrechnungsrelevante Daten werden gemäß der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen der Abgabenordnung (AO) und des Handelsgesetzbuches (HGB) nach 10 Jahren gelöscht. Die Frist beginnt mit dem Jahresabschluss des Kalenderjahres, dem die jeweilige Buchung zuzuordnen ist.
Teilnehmerlisten werden 12 Monate nach Aussendung an die Teilnehmer gelöscht. Ihr Eintrag wird vor der Verteilung gelöscht, sofern Sie vor der Verteilung gegen die Verarbeitung widersprechen.
Ihre zum Zweck der Einladung verarbeiteten Daten löschen wir nach Ihrem Widerspruch.
Bildaufnahmen für Marketingzwecke speichern wir für die Dauer unserer Bewerbung, längstens aber 10 Jahre nach der Erstellung der Aufnahmen. Aufnahmen für Erinnerungen speichern wir solange wie sie für unsere Erinnerung wichtig sind, längstens aber für 10 Jahre nach der Erstellung. Fotos in gedruckten Materialien werden in der Neuauflage entfernt. Basiert die Verarbeitung auf einer Einwilligung, wird Ihnen die Löschfrist in der entsprechenden Einwilligungserklärung mitgeteilt.
Für die Wahrung unserer Rechtspositionen und den damit verbundenen Erhalt von Beweismitteln kann eine Aufbewahrung bis zum Ablauf von Verjährungsfristen gemäß §§ 195ff. BGB erforderlich sein, die darin enthaltenen Aufbewahrungsfristen können bis zu dreißig Jahre betragen. Die regelmäßige Verjährungsfrist liegt bei drei Jahren.
Herkunft Ihrer Daten
Grundsätzlich erheben wir Ihre Daten direkt bei Ihnen.
Welche Stellen erhalten Ihre Daten?
Die folgende Liste stellt dar, welche Stellen in welchen Fällen Ihre Daten erhalten („Datenempfänger“). Um welche Daten es sich dabei konkret handelt, können Sie in den entsprechenden Kapiteln dieser Erklärung nachlesen. Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt teilweise aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten. In anderen Fällen setzen wir ausgewählte Erfüllungsgehilfen und Dienstleister ein, die als Auftragsverarbeiter (gemäß Art. 28 DS-GVO) für uns tätig werden und im jeweils erforderlichen Umfang Zugriff auf Ihre Daten erhalten können. Auftragsverarbeiter unterliegen zahlreichen vertraglichen Pflichten und dürfen insbesondere Ihre personenbezogenen Daten nur auf unserer Weisung und ausschließlich für die Erfüllung der von uns erhaltenen Aufträge verarbeiten.
Auditoren
Banken, Zahlungsdienstleister
Datenschutzbeauftragter
Dienstleister für die Vernichtung von Akten und Datenträgern
Dienstleister für Druck, Lettershops
Dienstleister für Sanktionslistenchecks
E-Mail-Provider des Empfängers
Finanzbehörden
Fördermittelgeber
Gerichte, Rechtsanwälte, Vertragspartner, Berater, Geschäftspartner, Strafverfolgungsbehörden, gegnerische Anwälte, Landes- oder Bundeskriminalamt, Behörden (im Rahmen rechtlicher Streitigkeiten oder bei konkretem Strafverdacht)
IT-Dienstleister
Steuerberater
Telekommunikationsdienstleister
Versanddienstleister
Wirtschaftsprüfer
Weitergabe Ihrer Daten in ein Drittland außerhalb der EU
Unsere IT-Dienstleister in der EU verfügen über verbundene Unternehmen oder Unterauftragnehmer außerhalb der EU, die auf Ihre Daten zugreifen können. Die EU-Kommission bestimmt, welche Nicht-EU/EWR-Länder (Drittländer) über ein angemessenes Datenschutz-Niveau verfügen. Die verbundenen Unternehmen bzw. Unterauftragnehmer unserer IT-Dienstleister haben sich entweder dem sogenannten Data Privacy Framework (Beschluss Nr. C(2923) 4745 final vom 10.07.2023) unterworfen, sofern diese Ihren Sitz in den USA haben; andernfalls sind unsere IT-Dienstleister für den Einsatz von EU-Standardvertragsklauseln gemäß des Kommissionsbeschlusses Nr. (EU) 2021/914 verantwortlich. Ein Muster dieser EU-Standardvertragsklauseln finden Sie auf den Webseiten des EU-Kommissars für Justiz und im Amtsblatt der EU.
Ihre Rechte
Sie verfügen über das gesetzliche Recht auf:
Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DS-GVO)
Berichtigung und Vervollständigung Ihrer uns vorliegenden Daten (Art. 16 DS-GVO)
Löschung (Art. 17 DS-GVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO)
Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 DS-GVO) mit Wirkung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs erfolgten Verarbeitung der Daten bleibt davon unberührt.
Sie haben darüber hinaus das Recht auf Darlegung des eigenen Standpunktes und Anfechtung einer auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung (Art. 22 DS-GVO).
Sie haben das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter (Art. 21 DS-GVO) – Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen eine solche Verarbeitung zu widersprechen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DS-GVO.
Widerspruch gegen die Direktwerbung – Sie haben das Recht, jederzeit und ohne Angabe von Gründen gegen eine Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck der Direktwerbung zu widersprechen.
Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich insbesondere über die oben genannten Kontaktdaten an uns wenden.
Sie haben ebenfalls das gesetzliche Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO).
Stand: 10.05.2024
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